Professional Email कैसे लिखें: Format और Samples

एक अच्छा email आपको interview दिला सकता है, teacher से जवाब दिला सकता है या manager से जल्दी decision करवा सकता है। और खराब email को लोग अनदेखा कर देते हैं। अच्छी बात ये है कि professional email writing एक आसान pattern पर चलती है, जो आप एक दोपहर में सीख सकते हैं। इस guide में format, subject line के examples और चार sample emails हैं।

Professional email के 7 हिस्से

1. Subject line: छोटी और specific।
2. Greeting: “Dear Mr Sharma,” या “Dear Sir/Madam,”।
3. Opening line: बताइए कि आप कौन हैं और क्यों लिख रहे हैं।
4. Details: दो-तीन छोटे paragraphs या bullet points।
5. Request या अगला कदम: साफ बताइए कि पढ़ने वाले से आप क्या चाहते हैं।
6. Closing: “Thank you,” या “Yours sincerely,”।
7. Signature: पूरा नाम, फोन नंबर और ज़रूरत हो तो course और college।

Subject line के examples

• Application for Accounts Executive – Riya Sharma
• Request for a recommendation letter – B.Com final year
• Leave application for 12 and 13 November
• Follow-up: interview on 15 November
• Question about assignment 2 – BBA Section B

अच्छी subject line से पढ़ने वाला तय कर पाता है कि email खोलना है, और बाद में उसे ढूंढना भी आसान होता है।

Sample 1: नौकरी के लिए apply करना (काल्पनिक)

Subject: Application for Accounts Executive – Riya Sharma

Dear Sir/Madam,

I am Riya Sharma, a B.Com graduate from a college in Lucknow. I would like to apply for the Accounts Executive position advertised on your website.

I am comfortable with Excel and basic bookkeeping, and I prepared a monthly accounts summary for a small shop in my final-year project. My resume is attached for your reference.

I would be grateful for an opportunity to discuss my application.

Yours sincerely, Riya Sharma Phone: 98XXXXXX00

Sample 2: Teacher को लिखना (काल्पनिक)

Subject: Request for extension – Marketing assignment, BBA Section B

Dear Professor Verma,

I am Arjun Singh from BBA Section B. I would like to request a two-day extension for the marketing assignment due on Friday, because I was unwell this week.

I have completed most of the work and can submit it by Monday. Thank you for considering my request.

Regards, Arjun Singh

Sample 3: Interview के बाद follow-up (काल्पनिक)

Subject: Thank you – interview on 15 November

Dear Ms Gupta,

Thank you for taking the time to speak with me on 15 November about the Administrative Assistant role. I enjoyed learning about your team’s work, and I remain very interested in the position.

Please let me know if you need any further information from me.

Regards, Sana Khan

Sample 4: Recommendation letter मांगना (काल्पनिक)

Subject: Request for a recommendation letter – BA final year

Dear Dr Rao,

I am a final-year BA student and I am applying for a master’s programme. I would be very grateful if you could write a short recommendation letter for me. I have attached my resume and a list of the courses I studied with you.

The last date for submission is 30 November. Please let me know if you need anything else from me.

Thank you, Meera Joshi

ये samples सिर्फ नमूने हैं। इस्तेमाल करते समय अपनी असली details डालिए।

Email की आम गलतियां

• Subject line साफ न होना, जैसे “Hello” या “Urgent”।
• Greeting या closing न होना, जो रूखा लगता है।
• लंबे paragraphs। छोटे paragraphs और bullet points पढ़ने में आसान होते हैं।
• Formal email में casual भाषा, emojis या text-message वाले short forms।
• Attachment भूल जाना। Send दबाने से पहले जांच लीजिए।
• सब कुछ capital letters में लिखना। ये चिल्लाने जैसा लगता है।
• Unprofessional email address। अपने नाम पर आधारित सीधा-सादा address रखिए।

भेजने से पहले 5 बातें जांचिए

1. क्या subject line साफ है?
2. क्या मुख्य request पहली दो लाइनों में है?
3. क्या नाम, तारीख और numbers सही हैं?
4. क्या attachment लगा है, और file का नाम ठीक है?
5. क्या मैंने spelling और tone के लिए इसे एक बार ज़ोर से पढ़ा?

Career skills में email कहां आता है

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Conclusion

Professional email छोटा, विनम्र और specific होता है। साफ subject line, सही greeting, पहली दो लाइनों में मुख्य बात, साफ request और शिष्ट closing रखिए। भेजने से पहले details जांचिए, और ऊपर के samples से तब तक practice कीजिए जब तक format आसान न लगने लगे।

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और पढ़ें: Employability skills: मतलब, list और examples · Fresh graduates के लिए office automation skills

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